En el contexto de una sociedad que exige de sus organizaciones procesos y servicios sustentables y eficientes en el uso de los recursos, la gestión de activos representa un cambio cultural, en el planeamiento estratégico de empresas e instituciones gubernamentales, que agrega, a la visión tradicional sobre productos, servicios y clientes, la visión de los activos y el valor que estos son capaces de generar. La gestión de activos ayuda en el desarrollo de procesos más eficientes, mitigando el riesgo de los sistemas involucrados a un menor costo al fijar normas claras y precisas respecto del ciclo de vida y las condiciones de reemplazo de los activos.

1.1   Definiciones básicas

1.1.1  Definición de un activo

Un activo es un objeto, sistema, entidad que tiene valor potencial o real para la organización. Controlado por la empresa u organización, como resultado de hechos pasados, del cual la organización espera obtener, en el futuro, beneficios económicos, sociales, calidad de vida u otros.

Los activos en las organizaciones adoptan diversas formas, nombres y denominaciones. Lo importante es destacar que mientras se trate de alguna entidad que aporte valor a la organización se trata de un activo.

1.1.2  Valor del activo

Para la Gestión  de  Activos el valor no es solo el precio, tarifa, sueldo o salario de algún bien o servicio. La gestión de activos, tiene como foco el valor que el activo puede entregar a la organización en determinado contexto. 

Por ejemplo, la reputación de una organización no se podría valorizar, en el sentido tradicional del concepto de valor, sin embargo, desde el punto de vista de la gestión de activos y el foco en el valor que el activo proporciona, se puede decir que la pérdida de reputación sí constituye una pérdida de valor, dado que la organización podría dejar de operar, atender o incluso, dejar de existir. Dado lo anterior, a una entidad cualquiera se le asigna el valor que agrega al servicio o proceso, no sólo el valor, tarifa o precio de los activos involucrados. Mantener una óptica en la generación de valor facilita la toma de decisiones y las asignaciones de recursos para alcanzar los objetivos y metas de las organizaciones. 

1.1.3  Gestión de activos

Para alcanzar los objetivos que la organización se propuso, es requisito que gestione sus activos de manera eficiente. Acá es donde las estrategias de gestión de activos hacen su aparición, preservando el valor que dichos activos entregan a la organización al facilitar y guiar las funciones de cada estamento involucrado.

La gestión de activos no sólo administra un activo propiamente tal, sino que administra la generación de valor de dicho activo para la organización. Esta gestión debe hacerse de manera sustentable y eficiente, cuidando cada uno de los recursos o insumos que tiene a su disposición.

1.2   Sistema de gestión de activos

El mantener una alta eficiencia en los activos que administra la organización es un desafío continuo que debe recorrer todos los estamentos que participan en la generación de valor, ya sea en el contexto de la entrega de un servicio asistencial, de alta complejidad o un proceso productivo cualquiera. Un sistema de gestión de activos es aplicable a todo tipo de organizaciones que gestionen recursos, ya sean estos del tipo de activos físicos o intangibles, pues, los conceptos son transversales, independiente de la naturaleza o el propósito de la organización.

El Sistema de Gestión de Activos como una herramienta de gestión debe tener al menos:

·      Identificación de los activos involucrados.

·      Identificación del valor que agregan los activos en su propio contexto.

·      Definición de la estrategias de las áreas, niveles de la organización, que tengan como foco el aporte de valor de estas estrategias, al menos deben estar:

o  Estrategia de Operaciones

o  Estrategia de Mantenimiento

o  Estrategia de Logística y Materiales

o  Estrategia de Recursos Humanos

o  Estrategia de Seguridad y Medioambiente

o  Estrategia de Ingeniería y Proyectos 

o  Estrategia de Finanzas 

·      Política de Gestión de Activos, con objetivos y las normas que la rigen. Debe contener las formas en que los estamentos se relacionan entre ellos para preservar el valor de los activos. Además la política debe contener el plan de comunicaciones para la implementación del SGA.

·      Plan Estratégico de Gestión de Activos. Es un plan de mediano y largo plazo que contienen los programas de implementación y evaluación del sistema.

Sistema de Gestión de Activos

El sistema de gestión de activos rige todas las acciones que afectan la generación de valor del activo a lo largo de todo el ciclo de vida del activo, mientras éste entregue valor a la organización.

1.3      Ciclo de vida del activo

El ciclo de vida del activo está dado por las siguientes etapas:

Adquisición: El activo es diseñado o especificado y adquirido para pasar a formar parte de la organización agregando valor a la consecución de los objetivos de ésta, ya sea en un tiempo presente o futuro.

Instalación: El activo pasa a incorporarse a los procesos o servicios de la organización, y se espera del activo un beneficio o valor.

Operación: El activo pasa por procesos de transformaciones, transformándose a sí mismo o transformando otros activos. En esta etapa es donde se agrega valor al activo o es el activo el que agrega valor.

Mantenimiento: El activo es cuidado o mantenido para que continúe agregando valor a la organización.

Reemplazo:El activo que ha sido transformado o ha entregado todo su valor, debe ser reemplazado.

Ciclo de vida del activo

1.4   Implementación de Sistemas de Gestión de Activos (SGA)

La implementación de un sistema de gestión de activos es todo un desafío para las organizaciones, dado que implica cambios técnicos, sociales y culturales. Estos proyectos de implementación deben contar con al menos un objetivo, planes de implementación, recursos propios, metas específicas, responsabilidades definidas y un liderazgo desde lo más alto de la organización.

Los objetivos del SGA, deben estar alineados con los objetivos de la organización, por ello se deben revisar y evaluar en instancias formales. Si los objetivos, a corto plazo de la organización cambian, ya sea por efecto del precio u otro factor de mercado, se debe hacer una evaluación del SGA para adecuarlo a estos si existe mérito para ello.

1.4.1  Objetivos de la implementación de gestión de activos

Un sistema de Gestión de Activos también debe ser considerado un activo, por lo tanto, también debe entregar valor a la organización. La entrega de valor debe ser en términos concretos y medibles, como por ejemplo:

·      Mayor rentabilidad económica o social.

·      Mejor servicio.

·      Menor costo.

·      Mayor eficiencia.

·      Optimización del ciclo de vida de los activos.

·      Disminución y mitigación de riesgos.

·      Mayor confiabilidad de los sistemas.

La implementación de un sistema de gestión de activos, como proyecto, también es un activo que debe entregar valor a la organización en todas sus etapas, desde el momento en el que se decide invertir en este tipo de implementaciones, hasta la adopción por parte de toda la organización como parte de su cultura.

1.4.2  Plan de implementación de un Sistema de Gestión de Activos (SGA)

La alta dirección de la organización debe establecer una política de Gestión de Activos que sea compatible con los objetivos y metas generales de la organización. Esta política debe orientar, alinear objetivos y ayudar a todos los niveles, áreas, unidades de la organización en las materias relativas a la gestión de activos y su ciclo de vida.

Además, la alta dirección debe emitir las normas que rigen las definiciones y el desarrollo de cada una de las estrategias de las áreas que gestionan los activos.

Para implementar un sistema de gestión de activos es necesario que algunos requisitos sean satisfechos:

·      Definición del contexto operacional: La organización debe evaluar el contexto operacional y el alcance en el cual se hará la implementación del Sistema de Gestión de Activos. Es importante identificar los grupos de interés que podrían influir en los resultados de la implementación, gestionando sus necesidades y expectativas. Dentro del contexto operacional se deben incluir todos los esfuerzos que esté realizando la organización en materias de excelencia operacional. Además, se debe tener presente que no se trata de modificar las prácticas operacionales, sino entender la realidad operacional tal y como se encuentra al momento de la evaluación del contexto.

·      Liderazgo: Para la implementación de un SGA el liderazgo debe ser desde lo más alto de la organización y éste debe demostrar compromiso con la implementación en cada momento y en cada etapa, asegurando que se cumpla el plan y los objetivos del SGA. Es la alta dirección la que debe establecer los recursos y fijar la política de gestión de activos.

·      Planificación: Debe existir un plan estratégico de implementación con hitos definidos, medibles, responsabilidades y plazos realistas al contexto de la operación. Debe incluir todas las actividades, incluso las financieras y organizacionales.

·      Apoyo: La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del SGA. Además de un plan de comunicaciones efectivo para dar a conocer los objetivos, alcance y avances del plan de implementación.

·      Operación: La organización debe implementar y controlar los procesos necesarios para cumplir con los requisitos, para implementar las acciones determinadas en los planes de gestión de activos. Establecer una efectiva gestión del cambio para adecuar a las personas en las nuevas acciones, actividades y tareas relacionadas con la implementación.

·      Evaluación del Desempeño: La alta dirección debe revisar el Sistema de Gestión de Activos de la organización, a intervalos planificados, para asegurar su continua idoneidad, adecuación y eficacia. Los resultados de la revisión por la dirección deben incluir las decisiones relativas a las oportunidades de mejora continua y a cualquier necesidad de cambios. La organización debe retener la información documentada como evidencia de los resultados de las revisiones por la dirección.

La figura muestra los requisitos de la implementación de un Sistema de Gestión de Activos, todos están a un mismo nivel, no hay uno más importante que otro y todos deben avanzar con tareas en paralelo.

Requisitos del Sistema de Gestión de Activos